Pubblicizza il congresso

1 Chi parteciperà

Ci sono molti tipi di congressi, tra cui l'accademico, il religioso e l'industriale. Ognuno di essi si rivolge a differenti tipi di pubblico. Devi essere sicuro che ci sia abbastanza interesse verso il segmento a cui ti stai rivolgendo prima di procedere alla pianificazione.

Se il tuo target è un piccolo gruppo, come i dipendenti della tua azienda o dei membri della tua chiesa, non devi fare molti sforzi per pubblicizzare la congresso. Delle semplici e-mail, oltre ad una menzione nella newsletter e nel corso delle riunioni aziendali dovrebbero essere sufficienti.

Per eventi rivolti ad un’audience più vasta, assicurati di pianificare correttamente una campagna pubblicitaria multicanale.

 

2 La pubblicità

Inizia presto, fino a un anno in anticipo, in modo che i presentatori possano iniziare a presentare proposte e idee per i propri speech. A seconda delle dimensioni del congresso e del pubblico di destinazione, il tuo approccio sarà diverso. Tieni presente da quali canali i potenziali iscritti potrebbero ricevere informazioni sull’evento. Questi potrebbero includere:

  • I social media, come la pagina Facebook dell'organizzazione sponsorizzatrice e il feed di Twitter
  • Liste di indirizzi postali ed elenchi di contatti di posta elettronica
  • Blog, riviste, newsletter o riviste
  • Poster, volantini o altri annunci inviati a gruppi, organizzazioni o aziende interessate

Se opportuno, nel materiale pubblicitario puoi includere anche un "invito a presentare proposte" per alcune sessioni: argomenti sui quali dibattere o che si desidera sentir trattati dai relatori.

 

3 I leader del settore

Un nome famoso, uno stimato esperto o un leader di settore sono esempi di persone che, grazie al loro prestigio, possono fungere da amplificatore per la comunicazione dell’evento, grazie al loro network professionale e personale.

È buona norma far risaltare i nomi di queste persone nei materiali relativi al congresso e nelle comunicazioni con i possibili partecipanti.

 

4 Il sito web del congresso

Avere una presenza digitale efficace è un elemento quasi mandatorio per organizzare una congresso. Trova un URL disponibile che include il nome del congresso o una sua variante, purché sia facile da memorizzare.

Assicurarti di pubblicare l'URL su tutti i materiali di stampa e gli annunci relativi al congresso, poiché nel sito saranno presenti tutte le informazioni importanti.

Data, orari e luogo dovranno essere sempre ben visibili, perché sono le informazioni più ricercate. Organizza il resto del materiale in adeguate sezioni, strutturandole con una logica user friendly: trasporto, alloggio, attrazioni dell'area e materiali scaricabili sono alcuni esempi.

Un elemento fondamentale del sito è un sistema di registrazione online.

 

5 Le prime iscrizioni

È una buona idea dare modo ai partecipanti di registrarsi agevolmente molto prima del congresso, anche mesi prima, per darti un'idea di quante persone interverranno.

Ad assolvere questa funzione fondamentale è il sito Web, che includerà un modulo di registrazione o sarà sincronizzato con un motore di iscrizione a parte. Se necessario, rivolgiti ad aziende specializzate nell’offrire questo tipo di servizi.

È inoltre consigliabile tenere aperti i canali di iscrizione tradizionali: metti dunque a disposizione dei partecipanti un numero di telefono e uno di fax per iscriversi. Il principale e repciproco svantaggio è che questi mezzi non prevedono un sistema di pagamento integrato (Carta di credito, PayPal,…), per cui sarà necessario fornire loro le istruzioni per procedere separatamente.

Sul sito è possibile inserire anche un semplice form di iscrizione, ma anch’esso presenta l’inconveniente appena descritto.

Come già esposto, per incoraggiare la registrazione anticipata è prassi offrire una tariffa scontata, tanto più rilevante quanto prima viene effettuata l’iscrizione.

Organizzare un congresso a Bologna