Pianifica il congresso

1 Prenditi per tempo

Dovresti iniziare le fasi iniziali per pianificare la congresso almeno otto mesi in anticipo, soprattutto se il congresso avrà un elevato numero di partecipanti.

Ricorda che la quasi totalità delle location e dei servizi di ristorazione devono essere riservati mesi prima. Molti partecipanti, inoltre, dovranno organizzare i propri spostamenti per essere presenti.

 

2 Crea un team bilanciato e propositivo

Le sorti del congresso sono nelle mani di un comitato che prende tutte le decisioni relative all’evento: essere affiancato da altre persone ti permette di decidere vagliando diversi pareri e di avere a diposizione diverse professionalità per evidenziare e curare i dettagli.

L’alternativa è rivolgersi ad un event planner esterno, che diventerà il punto di riferimento per tutte le altre figure coinvolte. Se il budget lo consente, è un ottimo modo per risparmiare energie e concentrarsi solo sui contenuti del congresso.

Un consiglio: nel caso vi siano state edizioni precedenti, qualsiasi materiale sia ancora disponibile per essere vagliato ed eventualmente riproposto. Se non è già parte del team, il coordinatore della passata edizione dovrebbe essere consultato almeno nelle prime fasi.

 

3 Focalizza gli obiettivi e trasmettili

Dovresti definire chiaramente gli obiettivi che speri di perseguire grazie alla conferenza, poiché da questo dipende il resto delle tue decisioni. Formula chiaramente ciò che vuoi trasmettere e a chim di modo da facilitare i tuoi collaboratori e motivarli con un fine ben definito.

Se non hai mai organizzato una conferenza, è consigliabile attenersi al modello più diffuso, ossia un convegno di massimo due giorni, che coinvolga non più di 300 persone.

 

4 Dai un nome efficace al congresso

Scegliere un buon nome ti aiuterà quando inizierai a pubblicizzare il congresso, mantenendo tono di voce e materiali coerenti, e allo stesso tempo aiuterà anche la pianificazione tua e dei tuoi collaboratori.

Scegli un nome che indichi l'obiettivo e/o il pubblico a cui è dedicato il congresso. Cerca di essere originale, ma non disdegnare di ispirarti ad eventi simili.

 

5 Scegli la location

È una decisione che verrà confermata nei passaggi successivi, ma è importante partire con un’idea precisa e coerente con le convenzioni organizzative.

I congressi, infatti, si svolgono durante momenti particolari dell'anno e specifici giorni della settimana. In Europa hanno luogo solitamente tra marzo e giugno o tra settembre e novembre. Allo stesso modo, un congresso di due giorni ha luogo tipicamente da giovedì a venerdì o da lunedì a martedì.

Tienine conto per effettuare la tua scelta, oltre alle date degli altri eventi del settore o a particolari scadenze temporali che accomunano tutti i partecipanti.

Per quanto riguarda la location, si dovrebbe organizzare un congresso in una città che sia ben posizionata in base all’audience dell’evento: locale, nazionale, internazionale.

Un requisito fondamentale sono i trasporti: devono essere presenti un aeroporto e una stazione ferroviaria di riferimento, con una adeguata rete di collegamento stradale con gli stessi, attraverso mezzi pubblici, taxi, o altri servizi equivalenti. I medesimi servizi devono permettere di raggiungere agevolmente l’hotel di riferimento per l’alloggio.

Il nostro riferimento è ovviamente SAVHOTEL Bologna, che presenta tutti i requisiti sopra menzionati, oltre agli spazi ideali per congressi di qualsiasi dimensioni e il personale adatto per coadiuvare lo svolgersi dell’evento.

Un plus importante è costituito dalla città, situata in una posizione favorevole ad accogliere ospiti nazionali ed internazionali. Bologna è inoltre una un’area metropolitana ricca di attrattive turistiche, che incentivano la partecipazione all’evento e perfino la permanenza in zona per un po’ di svago al termine dei lavori.

Organizzare un congresso a Bologna