Organizza il congresso

1 Cura il budget

Non c'è modo che tu possa fare altro senza sapere quanti soldi devi spendere, sia complessivamente sia suddivisi nei vari capitoli di spesa: sede della congresso, materiali, fee degli oratori,... Attieniti al budget e, se deleghi responsabilità, assicurati che i tuoi assistenti stiano rispettando i propri limiti di spesa.

Il budget potrebbe essere influenzato dalla presenza di sponsor per il tuo evento. Gli Sponsor pagano una tariffa per sostenere il congresso, ma chiedono anche una presenza al suo interno, tipicamente proponendo presentazioni, pannelli di hosting e materiali brandizzati.

Gli sponsor potrebbero includere leader di settore o filantropi, a seconda del tema del congresso.

 

2 Stabilisci i costi di iscrizione

Alcune congressi sono gratuite e altri richiedono somme notevoli per l’iscrizione.

Questo dipende da budget e sponsor, ma anche dalla qualità dei contenuti dell’evento e dai servizi offerti, come pasti o traduzioni multilingua.

Molti congressi utilizzano inoltre prezzi variabili per persone in diverse fasi della loro carriera. Ad esempio, i congressi accademici in genere richiedono una tassa più bassa per gli studenti, e anche una tassa inferiore per i membri delle associazioni partner dell’evento.

Ultimo elemento sono le scontistiche legate alla prossimità dell’evento: è consuetudine aumentare il prezzo mano a mano che si avvicina la data dell’evento, di modo da premiare coloro che per primi accordano la propria fiducia, agevolando la pianificazione dell’evento.

 

3 Conferma la sede del congresso

Prima di prenotare la sede, è bene verificare di persona quanto esposto precedentemente.

Quando esplori la località, tieni presente il numero dei partecipanti, la convenienza della posizione, il parcheggio e la vicinanza ai mezzi pubblici, agli aeroporti e agli alberghi. Il tuo obiettivo è immedesimarti nelle situazioni in cui si andranno a trovare i partecipanti, verificano che i disagi siano ridotti al minimo.

Verifica la corrispondenza della location a quanto stabilito. Nel caso essa non comprenda un servizio di catering o un ristorante, è bene convenzionarsi con un locale nei dintorni del centro congressi.

 

4 Fatti aiutare dallo staff in loco

Se hai scelto una sede congressuale che è rinomata per questo genere di eventi, approfitta dell’esperienza dello staff. Tieni in gran conto la possibilità di disporre di persone che si occupano quotidianamente di risolvere problematiche simili a quelle che stai affrontando e non temere di porre loro domande o chiedere consiglii quando necessario.

Alcune location hanno anche un event planner che può gestire molti dei restanti dettagli del tuo congresso. Anche a fronte di un costo, potrebbe essere conveniente delegare taluni dettagli organizzativi per concentrarsi sulle questioni inerenti il tema del congresso.

 

5 Scegli il menu

Quando organizzi un congresso, ricorda che i partecipanti non vogliono sedersi tutto il giorno senza mangiare un pasto decente e molti di essi non conosceranno i dintorni.

Decidi se vuoi assumere un servizio di catering per portare colazione, pranzo e spuntini o approfittare di un eventuale servizio di ristorazione presente nella sede della congresso, come il Ristorante NeroArancio del SAVHOTEL Bologna.

Tieni presente che molte persone hanno restrizioni dietetiche, allergie e preferenze che possono rendere piuttosto difficile la composizione di un menù. Se scegli un fornitore esperto, chiedigli di creare opzioni vegetariane, senza dado, senza glutine, e via discendo.

 

6 Insisti su una passeggiata

Nei giorni immediatamente precedenti il congresso alcuni cambiamenti sono inevitabili, anche a fronte di imprevisti.

Recati presso la sede congressuale con almeno un paio di giorni di anticipo, di modo da coordinare in prima persona con il personale e i fornitori.

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