Organizza i contenuti

1 Pianifica gli interventi

Già conosci il titolo del congresso e hai un'idea generale degli argomenti. Ora devi decidere come funzionerà effettivamente. I congressi si presentano in molti tipi e diversi settori prendono diversi approcci. Se non sei sicuro di come procedere, segui il percorso più comune.

Inizia con un discorso di apertura: di solito si tratta di uno speech o una presentazione tenuta da un nome noto nell'industria o nel campo accademico di riferimento. Il keynote può avvenire può essere effettuato la mattina del primo giorno del congresso oppure la sera prima e terminare con una cena.

Le altre sessioni, cuore dell’evento, sono genericamente più brevi. Solitamente sono i vari relatori a decidere il dettaglio del proprio intervento, ma è anche possibile affrontare dibattiti mediati da un moderatore. È anche possibile pianificare workshop e proiezioni cinematografiche, oppure sessioni di Q&A basate sulle richieste dei partecipanti.

È possibile scegliere di effettuare interventi plenari, rivolti alla totalità dei partecipanti, oppure organizzati simultaneamente in diverse stanze, per facilitare la discussione di argomenti più specialistici, a cui gli ospiti potranno partecipare a loro discrezione.

Le sessioni possono variare da 45 minuti a tre ore ciascuna, a seconda del numero di presentazioni e del contenuto.

Decidi come pianificare le giornate in base a quali contenuti e modalità di esposizione saranno più significative per il tuo pubblico di destinazione.

La fine del congresso dovrà comunque avvenire un unico luogo e potrà essere più o meno informale. È un’occasione importante per comunicare iniziative future.

 

2 Includi altre attività

Saper adattare gli eventi accessori al programma di congresso è fondamentale per un evento di successo.

Decidere se partecipanti desiderano qualsiasi tipo di intrattenimento sia durante la giornata che fuori dall’orario dei lavori è una scelta delicata: in alcuni ambiti sono previsti e attesi, ma in altri potrebbero sembrare fuori luogo.

È anche possibile pianificare in anticipo attività complementari ai temi principali, quali concorsi e onorificenze relative a meriti personali o a eventi interni al congresso.

Organizzare un congresso a Bologna